Siège social : Le guide complet

L'exercice d'une activité implique de définir une adresse postale qui sera considérée comme le lieu où la personne morale reçoit son courrier et qui permet notamment à l'administration fiscale ainsi qu'aux instances juridiques de communiquer avec l'entreprise.

Alors qu'une société ne peut avoir qu'un seul et unique siège social, cela ne vous empêche pas de posséder plusieurs lieux d'exploitation ou plusieurs établissements différents. Pour résumer, tout entrepreneur peut exercer son activité dans divers endroits, le lieu du siège social représentant la domiciliation de la direction de l'entreprise. Il peut s'agir de l'adresse de l'établissement principal, de celle du domicile du dirigeant autant que d'une simple boîte aux lettres.

Domicile juridique et adresse administrative de l'entreprise, le siège social est l'adresse officielle qui figure sur la fiche d'identité, l'extrait Kbis, d'une société, de quelque nature que ce soit.

Le siège social d'une entreprise a également pour vocation de déterminer la domiciliation fiscale de la structure si bien que le choix du siège doit répondre à une stratégie spécifique liée aux implications fiscales notamment en matière de cotisations foncières des entreprises ou de l'auto-entrepreneur.

Sarl, Sci, Eurl, Sas, Sasu, professions libérales, associations et jusqu'à la micro-entreprise et le travailleur indépendant, quelle que soit la forme juridique de votre entreprise, la législation vous impose de définir un siège social pour votre structure. Outre lui apporter un cadre légal et une adresse juridiquement reconnue par les administrations, le siège statutaire de votre entreprise permet de :

• Définir la nationalité de l'entreprise.
• Fixer la nature du droit auquel la société se réfère (si le siège social se situe au Portugal, l'entreprise sera régie par le droit Portugais, par le droit français si le siège social se trouve sur le territoire français).
• Déterminer l'adresse administrative de l'organisation.

Alors que l'adresse du siège social de votre entreprise doit être inscrite sur l'ensemble des documents légaux et administratifs, vous avez également, en qualité de dirigeant, l'obligation de réaliser l'ensemble de vos formalités d'annonces légales à l'adresse où votre siège social est implanté. Le siège social est aussi le lieu où doit se dérouler l'assemblée générale extraordinaire des associés.

À savoir qu'une entreprise en création ne peut pas être immatriculée sans une domiciliation de siège sociale. En l'absence d'une attestation de domiciliation, un dossier d'immatriculation sur le Registre du Commerce et des Sociétés est systématiquement refusé par le centre des formalités des entreprises ou le greffe du tribunal du commerce, rendant impossible et illégale l'exercice de l'activité.

C'est au moment de la création de votre entreprise que vous devez procéder à sa domiciliation administrative. Toutefois, il est possible, sous certaines conditions et pour répondre à différentes stratégies d'entreprise, de transférer son siège ultérieurement à la création.

Plusieurs choix s'offrent au dirigeant et/ou aux associés pour domicilier l'entreprise :

1. Au domicile du représentant légal de l'entreprise.
2. Dans un local professionnel dans le cadre d'un bail commercial.
3. Au sein d'un espace de travail collectif tel qu'un établissement de coworking ou une pépinière d'entreprises.
4. Auprès d'une société de domiciliation.

Différents critères doivent être pris en considération pour définir le lieu où installer son siège social. Selon l'adresse de la domiciliation retenue, les entrepreneurs se placent devant des enjeux divers autant juridiques, fiscaux ou financiers. Au cours de la vie d'une entreprise, la prise de décision de transfert du siège social peut être une alternative pour répondre à un objectif stratégique de l'entreprise. Celle-ci ne sera pas la même selon que le siège social est établi dans un centre d'affaires dans le quartier de La Défense à Paris ou que l'entreprise ait décidé d'installer son siège dans le département de la Creuse.

Le choix des sièges de sociétés s'effectue généralement selon les ressources que le dirigeant souhaite mobilier dans la gestion administrative, l'image de marque qu'il veut donner à l'entreprise et la dimension fiscale et juridique qui lui convient le mieux.

Deux conditions sont à prendre en compte si vous souhaitez domicilier ou transférer le siège social de votre entreprise à votre domicile : si, en qualité de représentant légal de votre structure, vous êtes locataire ou propriétaire, les règles qui s'appliquent diffèrent.

Si vous êtes locataire :
Pour domicilier ou déménager le siège social de votre entreprise à l'adresse de votre domicile en location, vous devez obtenir un accord écrit de la part de votre propriétaire. Pour cela, vous devez adresser au tribunal de commerce une autorisation de domiciliation signée par le propriétaire ainsi qu'un justificatif de domicile à son nom.

Dans le cas où le bail à usage d'habitation comprend une clause interdisant la domiciliation administrative pour une activité entrepreneuriale, que le règlement de la copropriété vous bloque ou que votre propriétaire ne consent pas à votre demande, vous avez tout de même la possibilité de domicilier votre entreprise à votre adresse. Toutefois, vous devez vous soumettre à une obligation de durée qui ne peut excéder cinq années d'autant que la domiciliation peut également prendre fin à l'instant où le bail viendrait à être résilié. 

Si vous êtes propriétaire :

En qualité de propriétaire de votre logement et de dirigeant ou associé d'une entreprise, vous avez toute la liberté de définir votre siège social à votre adresse. Ce sont alors plusieurs solutions qui s'offrent à vous : domiciliation sans contrepartie, signature d'un bail commercial entre vous et votre société ou simple convention de mise à disposition. 

Le principal avantage de domicilier le siège social de son entreprise chez soi réside dans la maîtrise que le dirigeant conserve sur sa gestion administrative et sur son contrôle des courriers et documents administratifs qui transitent ainsi par son adresse personnelle.

Toutefois, il est impératif de prendre en considération certains inconvénients du siège social à domicile pour éviter de devoir faire face aux diverses formalités de transfert ultérieures parce que le choix de domiciliation ne répond pas à la stratégie de l'entreprise.

En effet, choisir son lieu d'habitation pour domicilier son entreprise impose que tous les documents professionnels mentionnent l'adresse personnelle du dirigeant qui expose ainsi sa vie privée. Les courriers ainsi que les appels professionnels peuvent interférer avec la vie familiale et le temps à consacrer à l'administration de la société peut venir impacter l'exercice de l'activité.

Selon la nature, la taille, le secteur d'activité ou le statut de votre entreprise, les exigences en matière de domiciliation vont être différentes. 

Il est évident qu'un commerce de proximité a tout intérêt à privilégier une adresse administrative sur  le lieu de son activité commerciale ou qu'un auto-entrepreneur choisisse son domicile pour domicilier son siège social afin de faciliter ses démarches et son mode de fonctionnement.
 

Il en est tout autre pour les entreprises plus importantes qui veulent se consacrer entièrement à leur cœur de métier ou qui souhaitent valoriser leur image de marque en profitant d'une adresse administrative prestigieuse sans avoir à supporter les inconvénients, notamment financiers de tels emplacements.

Enfin, choisir le lieu de son siège social, c'est aussi prendre en considération les règles fiscales imposées par le pays ou la localité sur laquelle s'implanter. Il revient donc aux dirigeants de choisir la meilleure alternative entre souplesse de fonctionnement, image de marque et impact fiscal afin d'opter pour une domiciliation adaptée à la stratégie d'entreprise.

Les sociétés de domiciliation ou centres d'affaires fournissent aux entreprises et dirigeants des adresses administratives leur permettant d'y enregistrer ou d'y transférer leur siège social. Le Code du Commerce encadre très spécifiquement cette activité et impose notamment l'obtention d'un agrément préfectoral.

Le fait d'établir le siège de l'activité administrative de votre entreprise auprès d'une société de domiciliation vous permet également de bénéficier de nombreux services tels que la gestion et l'accessibilité à vos courriers et documents, l'accompagnement juridique, les conseils en matière fiscale...

Au-delà de cette dimension très pratique, une société de domiciliation permet à votre siège social de jouir d'une adresse prestigieuse qui crédibilise votre activité et ajoute une aura supplémentaire à votre entreprise.
 

Faire appel à une société de domiciliation, c'est profiter de :

• Un gain de temps considérable qui permet au dirigeant de se consacrer pleinement à son cœur de métier.
• La protection et le respect de la vie privée de l'entrepreneur avec une adresse de siège social externalisée de son domicile.
• Une gamme de services sur mesure allant du traitement et de la numérisation des courriers à la gestion des appels téléphoniques en passant par l'expertise comptable, la gestion des ressources humaines, l'accompagnement par un juriste, la location de bureaux et de salles de réunion, le secrétariat...
• Une image de marque valorisée par un siège social établi à une adresse de renom. Une domiciliation qui apparaît obligatoirement sur l'ensemble des documents légaux de l'entreprise ainsi que sur les outils de communication et de promotion de l'entreprise.

Qu'il s'agisse de satisfaire à des exigences de productivité, de valoriser l'image de marque de l'entreprise ou de répondre à une volonté stratégique de l'entreprise, de nombreuses sociétés décident de transférer leur siège social à une nouvelle adresse soit parce que le siège de l'activité commerciale a été délocalisé ou que la décision de passer par une société de domiciliation à été prise par l'assemblée extraordinaire des associés parmi diverses autres raisons.

Un bail commercial qui arrive à son échéance, un dirigeant qui déménage, la volonté de profiter d'un lieu plus prestigieux pour l'image de l'entreprise... Autant de motivations pour décider de changer de siège social.
 

La modification d'une adresse de siège social doit obligatoirement faire l'objet d'une assemblée générale et, le cas échéant, de la convocation des associés. Il s'agit de valider la modification des statuts juridiques de l'entreprise et notamment de la clause qui mentionne la domiciliation via un procès-verbal.

À l'instar de toutes les grandes décisions ayant un impact sur l'activité d'une entreprise, le changement de domiciliation de votre siège social doit être relayé à travers la publication dans un journal d'annonces légales sur le département de l'actuel siège ainsi que sur le département du nouveau si vous changez de zone territoriale.

Enfin, il est obligatoire de formuler une demande auprès du greffe du tribunal de commerce pour la modification de votre extrait Kbis. Vous devez alors fournir une attestation de parution dans le journal d'annonces légales, en plus de l'attestation de domiciliation ou du certificat de jouissance des lieux dans le cadre d'un transfert de siège social sur le lieu d'habitation du représentant légal ou dans un local commercial.

Il suffit ensuite de communiquer votre nouvel extrait Kbis aux différents organismes dont dépend l'activité de votre entreprise et d'inscrire la nouvelle adresse de votre siège social sur vos supports de communication et sur vos documents légaux.

Vous l'aurez compris, le choix de la domiciliation du siège social de son entreprise ne doit pas se prendre à la légère tant les conséquences sont nombreuses sur la vie de l'entreprise et la dimension qu'elle prend aux yeux de vos clients et partenaires.

Digidom vous propose son expertise dans la domiciliation de sièges sociaux pour vous guider, vous conseiller et vous aider à choisir une solution à forte valeur ajoutée pour votre entreprise.